Come creare preventivi online e trasformarli in fatture

La gestione dei preventivi online è diventata un’attività essenziale per i professionisti del digitale. Un preventivo chiaro e dettagliato è infatti fondamentale per stabilire un rapporto di fiducia con i clienti, evitando incomprensioni e semplificando la conseguente trasformazione in fattura.

A questo proposito, una funzione importante dei principale software per fatture elettroniche è proprio quella di creare preventivi online in maniera semplice e veloce, da convertire in fattura in pochi minuti senza dover inserire nuovamente i dati. In questo modo il rischio di errori viene notevolmente ridotto e tutta l’amministrazione della contabilità risulta snellita.

Come creare un preventivo tramite software di fatturazione

I software di fatturazione permettono di creare preventivi online in maniera intuitiva, grazie a modelli preimpostati e funzionalità che automatizzano il processo. Per preparare il preventivo bisogna innanzitutto accedere alla sezione dedicata e inserire i dati aziendali e del cliente. In caso di clienti abituali è possibile richiamare comodamente l’anagrafica dalla rubrica e con essa tutte le informazioni relative.

A questo punto si passa alla descrizione dei servizi o dei prodotti offerti, comprensivi di prezzo, sconti, aliquote ed esenzioni. Per una maggiore chiarezza nel rapporto lavorativo è inoltre consigliato includere condizioni di pagamento, tempistiche e modalità di consegna previste e qualsiasi altra clausola contrattuale possa essere ritenuta utile. Una volta completata la compilazione del preventivo online, basterà esportarlo in PDF e inviarlo via email.

Dati essenziali da includere in un preventivo

Un preventivo professionale deve contenere alcuni dati fondamentali, così da essere non solo chiaro, ma anche perfettamente conforme alle normative. Tra le informazioni essenziali troviamo:

• Dati del fornitore: ovvero nome e cognome o ragione sociale, partita IVA o codice fiscale, indirizzo e contatti;
• Dati del cliente: comprendenti la denominazione aziendale o nome del privato, partita IVA o codice fiscale, indirizzo;
• Numero e data del preventivo: è consigliabile numerare progressivamente i preventivi e indicare la data di emissione così da avere una gestione dei documenti quanto più ordinata possibile;
• Descrizione dettagliata dei servizi o prodotti: ogni voce deve riportare una spiegazione chiara, con unità di misura, quantità, prezzo unitario e totale;
• IVA applicata e totale preventivato: deve essere specificato il regime fiscale applicabile e il costo complessivo, comprensivo di tasse;
• Note e condizioni generali: qui vanno aggiunte eventuali scadenze, modalità di pagamento e altre clausole, da esplicitare con la massima chiarezza.

Come trasformare un preventivo online in una fattura elettronica

Uno dei principali vantaggi dei software di fatturazione è la possibilità di convertire rapidamente un preventivo approvato in una fattura elettronica valida. Questo processo avviene in appena qualche click e non necessita di immettere nuovamente i dati. I software dispongono infatti dell’opzione “Trasforma in fattura” che automatizza il procedimento.

Rimane comunque fortemente consigliato verificare i dati e provvedere ad eventuali informazioni mancanti, come ad esempio il numero progressivo della fattura elettronica. Il programma provvederà poi a inviare il documento al Sistema di Interscambio (SDI) per la validazione dello stesso e la trasmissione al cliente. La fattura rimarrà infine archiviata, così da facilitare il professionista nella gestione della propria attività professionale e in modo rispettare gli obblighi di legge.

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